Le dossier d’admission en EHPAD repose sur un formulaire national unique : le Cerfa n°14732*03. Il concerne les demandes d’entrée en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), mais aussi en unité de soins de longue durée (USLD).
Ce dossier comporte deux parties complémentaires :
Le formulaire peut être téléchargé sur le site officiel Service-Public.fr ou recherché auprès d’un EHPAD, d’un centre communal d’action sociale (CCAS) ou d’un service social. Dans certains départements, la demande peut également être transmise en ligne par ViaTrajectoire.
La liste exacte peut varier selon l’établissement. Pour éviter les échanges supplémentaires, il est préférable de préparer dès le départ les documents généralement demandés :
L’établissement peut demander des pièces complémentaires pour étudier la situation financière, organiser l’arrivée ou préparer le projet personnalisé. Il est donc utile de demander sa liste documentaire avant l’envoi définitif.
Le volet médical ne sert pas uniquement à constater un diagnostic. Il permet à l’EHPAD d’évaluer les besoins d’accompagnement : aide à la toilette, mobilité, troubles cognitifs, traitements, risques de chute, besoins infirmiers ou régime alimentaire particulier.
Il doit être rempli par un médecin et actualisé si l’état de santé évolue fortement. Les informations médicales sont destinées au médecin coordonnateur et aux professionnels habilités de l’établissement. Le volet administratif, lui, peut être adressé aux services compétents pour l’instruction du dossier.
Une demande complète et précise aide l’établissement à vérifier si son niveau de soins, ses équipements et son organisation correspondent à la situation de la personne. Elle permet aussi d’anticiper les conditions d’accueil, notamment en cas de troubles neurocognitifs ou de perte importante d’autonomie.
Il est possible de déposer le même dossier auprès de plusieurs établissements. Cette démarche est souvent pertinente, car les places disponibles et les délais d’attente varient fortement selon les territoires et le type d’hébergement recherché.
Avant de sélectionner un EHPAD, il faut comparer plusieurs critères :
Le portail officiel Pour les personnes âgées permet de rechercher des informations sur les établissements et sur les aides qui peuvent contribuer au financement du séjour, comme l’APA en établissement, l’aide sociale à l’hébergement (ASH) ou les aides au logement selon la situation.
Il n’existe pas de délai national unique imposant à un EHPAD de répondre dans un nombre précis de jours. Le délai dépend notamment du nombre de demandes, de la disponibilité des chambres, du niveau de priorité et de l’adéquation entre les besoins médicaux et les capacités de l’établissement.
Après réception, l’établissement peut :
Pour une entrée souhaitée à une date précise, il est conseillé d’anticiper les démarches et de relancer régulièrement les EHPAD. En cas de sortie d’hospitalisation ou de situation devenue urgente, le médecin, l’assistante sociale de l’hôpital, le CCAS ou le conseil départemental peuvent aider à rechercher une solution adaptée.
Le dossier d’admission est-il obligatoire ?
Oui, l’établissement a besoin d’informations administratives et médicales pour étudier la demande et vérifier qu’il peut répondre aux besoins de la personne. Le formulaire national constitue le cadre de référence.
Faut-il remplir un dossier différent pour chaque EHPAD ?
Non, le formulaire unique peut être adressé à plusieurs établissements. Chacun peut toutefois demander des documents complémentaires ou utiliser ses propres modalités de dépôt.
Qui doit remplir le volet médical ?
Le volet médical doit être renseigné par un médecin, généralement le médecin traitant. Il doit être transmis de manière confidentielle aux professionnels habilités.
Que faire si l’état de santé change pendant l’attente ?
Il faut prévenir les EHPAD contactés et transmettre les éléments médicaux actualisés. Cette mise à jour peut modifier l’évaluation de la demande et les conditions d’accueil envisageables.
